Schaffe ich meine Aufgaben oder schaffen meine Aufgaben mich?

Peer Wandiger hat eine Blog-Parade ausgerufen, die sich mit der GTD-Methode (GTD = Getting Things Done) beschäftigt. „Getting Things Done“ ist ein Markenzeichen von David Allen, wird aber mittlerweile auch als Synonym für alle Ansätze der Selbstorganisation verwendet.

1. Nachdenken über das Ziel der Reise

Wenn ich über das Thema Produktivität nachdenke, ist die wichtigste Frage: Was ist das Ziel? Warum möchte ich mehr schaffen in weniger Zeit? Was verspreche ich mir davon? Geht es darum, dem Druck der Anforderungen zu entgehen? Oder geht es darum, mehr Lebensqualität zu haben, ein Stück Freizeit oder sogar Freiheit zu gewinnen? Was möchte ich mit dieser Freiheit anfangen? Will ich sie für mich nutzen, für die Familie, für neue Projekte, um Freunde zu treffen?

Warren Buffett hat einmal gesagt, dass er pro Monat 30 Tage mit Nachdenken verbringe und einen Tag mit Handeln und Entscheiden. Von vielen Führungskräften höre ich das Gegenteil: Sie bräuchten Zeit um strategisch nachdenken zu können, werden aber vom Tagesgeschäft aufgefressen; anstatt dass ihnen Umfeld und Zeit für langfristiges, perspektivisches Denken zur Verfügung gestellt wird, machen die Hüter des Shareholder Value Druck, ohne über die nächsten Quartalszahlen hinauszudenken.

Nicht von ungefähr stellt der erfolgreichste Konzern aller Zeiten seinen Mitarbeitern jede Menge Wellness-Ausrüstung zur Verfügung. Damit werden Laune und Kreativität oben gehalten. Auf diese Weise kommen auf jeden Mitarbeiter etwa 1 Million US-Dollar jährlicher Gewinn.

Wann haben Sie sich das letzte mal Gedanken gemacht, was das Wesentliche in Ihrem Leben ist und wie sie es umsetzen möchten?

 

2. Strategische Sitzungen — abgeschieden vom Alltagsgeschehen

Jede Art von Tapetenwechsel ist für mich inspirierend. Ob ich durch den Wald wandere oder im Café einen Latte Macchiato trinke: Eine Umgebung ohne Telefon, ohne Papiere, die abgearbeitet werden müssen, ohne E-Mail und ohne Internetzugang ist der Nährboden für einen freien Geist. So lassen sich wesentlichen Dinge des Lebens wieder in den Fokus bringen.

Männer könnten in diesem Gedankengang übrigens von Zeit zu Zeit das Wort Seele durch Ehefrau oder Partnerin ersetzen und sich über überraschende Einsichten in die Stimmungen ihrer Partnerinnen freuen.

Wenn weder Blick noch Gedanken an den alltäglichen Verpflichtungen hängen bleiben können, dann hat die Seele den notwendigen Raum, um ihre Bedürfnisse zu äußern. Unsere Seele möchte nicht in erster Linie, dass wir arbeiten. Sie möchte Erfahrungen von der Fülle des Lebens sammeln. Sie hat auch nichts dagegen, dass wir arbeiten. Aber sie wird die Arbeit blockieren, wenn die Arbeit die Erfahrung der Fülle des Lebens ausbremst. Neudeutsch nennen wir diese Bremsung Burnout.

“Hat das Zimmer lauter gerade Ecken, wo soll denn da der Dackel sich verstecken?”, sang der Liedermacher Arik Brauer in den siebziger Jahren.

Halten Sie eine regelmäßige Strategiesitzung mit sich selbst ab? Wenn ja, wie und wie oft?

 

3. Gespräche mit meiner Frau — Unterstützung und Rückhalt für meine Vorhaben

Jeder Plan muss auch mit der Umgebung abgestimmt werden. Da ich ein Verfechter von regelmäßigem Abgleich der Bedürfnisse von Beruf und Familie bin (Work-Life-Balance), ist meine wichtigste Gesprächspartnerin während der Planungen meine Frau. Die ist zwar nicht immer begeistert, wenn ich schon wieder neue Ideen habe, in der Regel aber angetan davon, dass sie als erste informiert und nach einer Meinung gefragt wird.

Bei den Abstimmungsgesprächen geht es um die großen Richtungsentscheidungen, nicht um das Klein-Klein des Alltags. Wenn ich jedoch meine Pläne mit unserer gemeinsamen Zielsetzung für beispielsweise Freizeitgestaltung und Urlaub in Einklang bringen, ist der Rückhalt für die beruflichen Seiten meines Lebens deutlich größer. Dieser meist stille Rückhalt ist in seiner Wirkung nicht zu unterschätzen. Er unterstützt mich in schwierigen Zeiten, vor allem aber entsteht kein schlechtes Gewissen, wenn ich meiner Arbeit nachgehe.

Überprüfen Sie Ihre langfristigen Vorhaben mit ihrem Lebenspartner? Haben Sie eine spezielle Form dafür entwickelt?>

 

4. Noch mehr Vogelperspektive — Was ist die Grundlage eines aufgeräumten Kopfes?

AdlerkopfViele Wege führen zu einem aufgeräumten Denkapparat. Für den einen ist es ausgiebiges Joggen, für den anderen Meditation und der dritte braucht einen kräftigen Saunabesuch. Auch dieser Punkt gehört noch zu den indirekten Unterstützern für einen gut funktionierenden Alltag. Ein aufgeräumter Kopf hilft, die Dinge schneller zu erfassen und das Wesentliche vom Dringenden zu unterscheiden.

Mir hilft es morgens eine Stunde Zeit nur für mich zu haben, einfach dazusitzen und nichts zu tun. Mir täglich den Luxus zu gönnen, eine Zeit lang nur da zu sein ohne etwas leisten zu müssen, gibt eine gelassenere Grundstimmung für den ganzen Tag. Insbesondere für die Beratungsarbeit ist das wichtig und notwendig. Auch in Paarbeziehungen empfinden die Partner häufig die Notwendigkeit etwas zu leisten um geliebt zu werden. Diese fixe Idee versuche ich aufzulösen.

Indem ich es mir selbst zugestehe, dass ich auch dann o.k. bin, wenn ich gerade nichts leiste, kann diese Zustimmung zum Einfach-Nur-So-Sein auch für andere Menschen wachsen. Es stellt sich natürlich die Frage, woher diese zusätzliche Stunde nur für mich kommt. Einige Möglichkeiten dazu habe ich in einem Artikel über mehr Zeit für die Paarbeziehung schon ausführlicher beschrieben.

Haben Sie genug Zeit für sich selbst? Wie könnten Sie dafür sorgen?

 

5. Immer etwas zu schreiben dabei haben

Der Vorteil eines aufgeräumten Kopfes ist, dass viele neue Ideen darin Platz haben. Mein Hirn produziert permanent Ideen. So schnell wie sie kommen, verschwinden sie aber auch wieder. Das hat mir bei meiner Frau den scherzhaften Kosenamen ”Sieb-Hirn” eingebracht. Ich muss mich also selbst darum kümmern, meine Ideen möglichst zügig aufzuschreiben, sonst sind sie verloren.

Auch für das Ideen sammeln sind die Möglichkeiten vielfältig. Ich verwende am liebsten eine DIN A5 Kladde, die mich fast überall hin begleitet. Sie hat an die 200 Seiten und auf den letzten Seiten lege ich ein Inhaltsverzeichnis an. Wenn ich eine Kladde neu beginne, nummeriere ich die Seiten durch (dauert 5 Minuten), und wenn ich einen Eintrag mache, der mir besonders wichtig erscheint, mache ich im Inhaltsverzeichnis hinten einen Vermerk mit Seitenangabe.

Wenn ich gerade nicht schreiben kann, benutze ich ein digitales Diktiergerät. Mich begleitet seit Jahren ein äußerst handliches Olympus Gerät, das gleichzeitig ein USB Stick ist, so dass ich direkt Aufnahmen auf den Rechner ziehen kann. Ganz nebenbei lassen sich damit auch viele Stunden Gespräch und Besprechung aufzeichnen.

Der absolute Zeitsparer beim Schreiben ist meine Texterkennungs-Software. Das Programm, das ich auch zum Schreiben dieses Artikels verwende, ist als Dragon Dipaw-ctate für Macs und als Dragon Naturally Speaking für Windows-Rechner zu bekommen. Längere Texte diktiere ich nur noch und schreibe dadurch drei bis viermal so schnell wie sonst. Besonders wichtig: Mit deutlich weniger Tippfehlern! Mittlerweile diktiere ich auch die meisten E-Mails und spare damit ordentlich Zeit.

Wie sammeln Sie Ihre Notizen und Ideen?

 

6. Wöchentliche Aufräumarbeiten

Hier nähern wir uns der GTD-Methodik. Weekly Review nennt das David Allen. Für mich hat es eher etwas von Saubermachen. Es schmeckt besser an einem sauberen Tisch; es arbeitet sich besser mit einem leeren E-Mail-Postfach. Es sind uninteressante Routine-Aufgaben.

Die wöchentlichen Aufräumarbeiten umfassen

  • Alles Papier was noch herumfliegt, zusammenbringen, ein Sortieren, abheften, gegebenenfalls Aufgaben daraus generieren.
  • Spätestens jetzt die E-Mails wieder auf Null bringen, geniale Outlook-Plugins helfen dabei: Taglocity und ClearContext.
  • Termine, Rechnungseingang und Rechnungsausgang kontrollieren, Buchführung aktualisieren.
  • Aus Notizen und Gedankenfetzen Aufgaben generieren und in das mit ClearContext aufgemotzte Outlook einarbeiten.

 

7. Was dabei hilft, Pläne in die Tat umzusetzen

Idealerweise sind Aufgaben zusammengefasst, d.h. Telefongespräche, Texte, die zu schreiben sind, Besorgungen außer Haus werden möglichst im Bündel erledigt. Das klappt mal besser mal schlechter. Es gibt sicher Menschen, die disziplinierter sind als ich.

Schon wieder Disziplin. Ich halte es mit dem alten Alkoholikerspruch. Du musst nur das erste Glas stehen lassen. Die Übersetzung zur Abarbeitung von Aufgaben lautet: “Wenn Du Dich verzettelt hast, kehre auf Deinen Pfad (= Plan) zurück, sobald Du bemerkt hast, dass Du von ihm abgekommen bist.”

Meine Methode “die dicken Dinger zuerst” habe ich bereits ausführlich beschrieben. Ich halte mich nicht sklavisch daran, aber immer wenn sie mir wieder einfällt, tut sie mir gute Dienste.

 

8. “Wenn Du es eilig hast, gehe langsam”

Spazieren gehen, mit meiner Frau sprechen, mit meinem Sohn spielen. Pausen jeder Art sind Produktivitätshelfer. Sie werden noch wirkungsvoller, wenn sie dabei helfen, dass das schlechte Gewissen zu wenig Zeit mit der Familie zu verbringen gar nicht erst entstehen kann.

Unsere Konzentration lässt sich 60-90 Minuten auf Hochtouren halten, aber danach lässt sie rapide nach. Es steigert meine Kreativität und Schaffenskraft, mir nach eineinhalb Stunden eine Zwangspause zuordnen.

Was ist Ihre Lieblingsmethode, um Ihrem Kopf eine Pause zu gönnen?

 

9. Unterstützung durch Menschen, denen mein Sein wichtiger ist als mein Tun

Zwei Zitate von Mentoren deren Unterstützung ich in meinem Leben genossen habe:

“Meditation ist die Disziplin der Entspannung.”

“Feierabend ist ein Termin, der genauso einzuhalten ist wie jeder andere.”

 

10. Inspiration von anderen

Produktivität ist aus meiner Sicht unmittelbar an Kreativität gekoppelt. Beim Konsumieren von Information über den Tellerrand zu schauen, ist dabei schon die halbe Miete. Hier sind zwei meiner Inspirationsquellen:

Wild Fox Zen
The Minimalist Path

Dabei ist zu beachten, dass das Lesen von Blogs sehr schnell zum großen Zeitfresser werden kann. Die Quellen sollten also mit Bedacht gewählt und immer wieder durchsortiert werden. Blogs sind gegenseitig stark vernetzt, was ihren Reiz ausmacht. Gleichzeitig besteht darin die Verführung, sich in Windeseile in den Weiten des Internets zu verlieren. Sie sollten Ihre Inspirationsquellen nur dann anzapfen, wenn Sie Ihre großen Aufgaben erledigt haben oder in irgendeiner Weise fest stecken.

Welche Webseiten inspirieren Sie?

 

Was sind Ihre Gedanken zum produktiven Umgang mit dem Alltag? Wie sorgen Sie für Überblick und Ausrichtung Ihrer großen Aufgaben? Wie stimmen Sie es mit der Familie ab? Auf welche Weise sorgen Sie für die notwendige innere Freiheit? Teilen Sie Ihre Gedanken mit anderen LeserInnen.

Fotos in diesem Artikel von: Infodad und kohlerkarsten

4 Kommentare zu “10 Helferlein für mehr Lebensqualität

  1. Vom Diktiergerät habe ich jetzt mehrmals gelesen, nur wäre mir das zu umständlich und irgendwie doppel Arbeit. Weil ich spreche es ja dann zum einen auf das Gerät und ich muss es mir dann nochmals anhören, da habe ich keine Übersicht über alles was ich aufgenommen habe. Naja, mal schauen ob ich so etwas in Zukunft auch nutzen werde.

  2. Danke, ich habe schon immer ein gutes Diktiergerät gesucht, außerdem überlege ich echt an dieser Dragon-Version, obwohl ich mit dem Tippen schon sehr schnell bin, aber wahrscheinlich nicht so schnell, wie wenn ich sprechen würde. 

    Wieviel Zeit geht denn dann für das Korrigieren drauf? 

    1. Das Programm hat auch eine Korrekturfunktion. Spricht man den Befehl „Korrigier das“ erhält man bis zu 10 Auswahlmöglichkeiten. Dann sagt man beispielsweise „Nimm 3“ und die dritte Möglichkeit wird eingesetzt.

      Generell würde ich sagen, dass ich nur wenig länger als für die Korrektur eines handgetippten Textes brauche. Die meiste Arbeit macht Groß- und Kleinschreibung (sie/Sie), die ich aber mitdiktieren könnte, wenn ich selbst daran denken würde. Da kann ich dem Programm kaum einen Vorwurf machen 😉

  3. Danke für die klaren Hinweise, die kleine, aber feine und vor allem konkrete Antworten auf meine große Frage der Arbeit-Leben-Balance und der Kräfteeinteilung geben!
    Ich will diese Tipps, sofern sie mir nicht schon geläufig sind, umsetzen.
     

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